Acasă / Software / Funcționalități

Funcționalități Software Formare Profesională — Toate Modulele UCENIC

Funcționalități software formare profesională UCENIC: documente ANC, gestiune cursanți, rapoarte CAFFPA, înscriere online — toate într-o singură platformă. Catalog complet al funcționalităților UCENIC: peste 25 de capabilități native acoperă întreg ciclul operațional al unui furnizor autorizat de formare profesională — de la înscrierea cursanților, la generarea certificatelor pe formulare oficiale ANC, la rapoartele pentru Comisia de Autorizare CAFFPA. Această pagină este hub-ul central al funcționalităților platformei, cu link-uri către documentația detaliată a fiecărui modul în parte.

Testează gratuit 7 zile Vezi prețuri

O platformă, patru categorii de funcționalități, peste 25 de module

UCENIC este un software dedicat exclusiv furnizorilor autorizați de formare profesională din România, construit pe filozofia introducerii unei singure date care alimentează apoi toate documentele oficiale necesare. Spre deosebire de soluțiile generice de management educațional, fiecare funcționalitate UCENIC este aliniată cu cerințele specifice ale Autorității Naționale pentru Calificări (ANC), ale Ordonanței Guvernului 129/2000 privind formarea profesională a adulților, ale Hotărârii de Guvern 522/2003 privind metodologia de certificare și ale Ordinului 3025/2023 al Ministerului Muncii care actualizează modelele formularelor oficiale.

Această pagină este organizată ca un catalog navigabil: cele patru secțiuni care urmează grupează funcționalitățile pe categorii operaționale — module documente, module gestiune, module raportare și module operaționale. Fiecare modul în parte are o pagină dedicată pe site-ul nostru, accesibilă printr-un click direct din card-ul corespunzător. Tabelul de la finalul paginii oferă o sinteză tehnică a tuturor capabilităților, iar secțiunea Roadmap 2026 anticipează noile module aflate în dezvoltare activă.

Toate funcționalitățile de bază sunt incluse în abonamentul anual standard, fără costuri suplimentare pentru update-urile legislative. Două module sunt disponibile ca add-on opțional: înscrierea online a cursanților și accesul multi-utilizator. Diferențierea exactă între core și opțional este detaliată în secțiunea FAQ și pe pagina de prețuri.

Module documente: generare automată documente oficiale ANC

Inima platformei UCENIC este suita de module pentru generarea documentelor oficiale prevăzute de metodologia ANC. Fiecare modul produce documente direct utilizabile — fie tipărite pe formulare tipizate cu regim special, fie exportate în PDF pentru arhivare digitală. Validarea automată a CNP-ului, a codului COR și a seriei certificatului se aplică transversal pe toate cele patru module documente.

Certificate de calificare

Generare automată certificate calificare profesională pe formulare oficiale tipizate seria L, M, N, O, P, R, S — cu numerotare secvențială fără dublare și validare COR.

Vezi modulul →

Certificate de absolvire

Generare certificate de absolvire pentru cursuri de inițiere, perfecționare, specializare și competențe-cheie, pe formulare oficiale seria A-F.

Vezi modulul →

Supliment descriptiv

Generare automată a suplimentului descriptiv obligatoriu, în format compatibil Europass, cu detalierea competențelor profesionale per ocupație COR.

Vezi modulul →

Completare pe formulare oficiale ANC

Tipărire directă cu acuratețe sub 0.5 mm pe formularele tipizate cu regim special distribuite de ANC, cu modul de calibrare per imprimantă.

Vezi modulul →

Pe lângă cele patru tipuri principale de documente, modulul de completare ANC generează automat și cele 8 anexe obligatorii prevăzute de metodologia oficială: Anexa 1 (cerere înscriere), Anexa 2 (contract de formare), Anexa 3 (catalog de pregătire), Anexa 4 (fișa de prezență), Anexa 5 (proces verbal examen), Anexa 6 (registrul certificatelor eliberate), Anexa 7 (fișa de evaluare cursant) și Anexa 8 (raport final). Toate anexele sunt pre-completate cu datele introduse o singură dată în baza UCENIC.

Module gestiune: management cursuri, cursanți și echipă

Funcționalitățile de gestiune transformă UCENIC din simplu generator de documente într-o platformă completă de administrare operațională a unui centru de formare profesională. Pe lângă cele trei module de mai jos, gestiunea este îmbogățită cu funcționalități cross-cutting: dosarul digital al cursantului, calendarul cursurilor, dashboard-ul de monitorizare al programelor active și notificările automate către operatori.

Management cursuri

Organizare și urmărire cursuri de formare profesională: planificare ore teorie/practică, alocare formator, calendar centralizat, monitorizare stadiu derulare.

Gestionare cursanți

Baza centralizată de date cursanți cu validare automată CNP, dosar digital complet (acte identitate, diplome anterioare), istoric programe absolvite.

Multi-utilizator (modul opțional)

Acces simultan pentru mai mulți operatori, cu drepturi diferențiate pe roluri (administrator, formator, secretariat), suport pentru centre cu sedii multiple.

Module raportare: CAFFPA, import-export și interoperabilitate

Raportarea către Comisia de Autorizare a Furnizorilor de Formare Profesională a Adulților (CAFFPA) la nivel județean este una dintre cele mai consumatoare de timp activități pentru un furnizor autorizat. UCENIC automatizează complet acest proces: din baza de date deja existentă, rapoartele oficiale sunt generate într-un click, în formatul cerut de comisie.

Rapoarte Comisia de Autorizare

Generare automată din datele existente a rapoartelor cerute de CAFFPA: raportul anual al furnizorului, situația formularelor tipizate utilizate și anulate, listele de absolvenți pe programe.

Import / Export date

Interoperabilitate cu Excel (XLSX, CSV), PDF, Word — import bulk listă cursanți, export rapoarte pentru contabilitate, generare corespondență, migrare date din alte aplicații.

Modulul de import-export este de asemenea utilizat la onboarding pentru migrarea automată a istoricului din software-uri anterioare sau din arhive Excel artizanale. Echipa UCENIC oferă consultanță gratuită de migrare în primele 7 zile de test, mapând structura datelor vechi pe noile câmpuri ale platformei.

Module operaționale: înscriere online, securitate și integrare

Categoria modulelor operaționale grupează funcționalitățile transversale care nu produc direct documente sau rapoarte, dar care fac diferența între un software de generare șabloane și o platformă de business completă. Aceste capabilități acoperă achiziția de cursanți (înscriere online), securitatea datelor și integrarea cu nomenclatoarele oficiale.

Înscriere online cursanți (modul opțional)

Formular public încorporabil pe site-ul furnizorului, încărcare automată documente identitate de către cursant, notificare email confirmare, sincronizare directă cu baza de date UCENIC.

Securitate date și GDPR

HTTPS exclusiv, criptare AES-256 a datelor sensibile, backup-uri zilnice pe servere din UE, conformitate completă GDPR, autentificare multi-factor opțională, jurnal audit acțiuni utilizator.

Integrarea cu nomenclatoarele oficiale este o funcționalitate invizibilă, dar critică: UCENIC menține sincronizate la zi COR (Clasificarea Ocupațiilor din România), EQF (European Qualifications Framework, nivelele 1-8) și nomenclatorul calificărilor ANC. Atunci când selectați o ocupație pentru un program de formare, sistemul verifică automat dacă codul COR este valid, dacă ocupația este recunoscută de ANC pentru certificare și dacă nivelul EQF declarat este compatibil cu tipul certificatului emis. Această verificare elimină una dintre cele mai frecvente observații ale Comisiilor de Autorizare: utilizarea unor coduri COR abrogate sau a nivelelor EQF incorecte.

Tabel sinteză: toate funcționalitățile UCENIC, pe categorii

Pentru o privire rapidă la nivel de capabilitate, tabelul de mai jos sintetizează cele peste 25 de funcționalități native ale platformei, grupate pe cele patru categorii descrise mai sus și marcate ca incluse în abonamentul standard (CORE) sau opționale (OPT).

Categorie	Funcționalitate	Status
Documente	Generare certificate calificare (serie L-S)	CORE
Documente	Generare certificate absolvire (serie A-F)	CORE
Documente	Generare supliment descriptiv (Europass)	CORE
Documente	Completare pe formulare oficiale ANC tipizate	CORE
Documente	Generare automată cele 8 anexe obligatorii	CORE
Documente	Calibrare imprimantă cu profil per device	CORE
Documente	Personalizare logo furnizor pe documente	CORE
Gestiune	Management cursuri formare profesională	CORE
Gestiune	Gestionare cursanți cu dosar digital	CORE
Gestiune	Validare automată CNP cu algoritm oficial	CORE
Gestiune	Validare automată cod COR nomenclator	CORE
Gestiune	Multi-utilizator cu roluri și sedii multiple	OPT
Raportare	Rapoarte automate CAFFPA / Comisia de Autorizare	CORE
Raportare	Import / export Excel (XLSX, CSV)	CORE
Raportare	Export PDF rapoarte și documente	CORE
Raportare	Export Word pentru corespondență cursanți	CORE
Raportare	Evidență formulare tipizate utilizate/anulate	CORE
Operațional	Înscriere online cursanți (formular încorporabil)	OPT
Operațional	Securitate GDPR + criptare AES-256	CORE
Operațional	Backup-uri zilnice servere din UE	CORE
Operațional	Autentificare multi-factor (MFA)	CORE
Operațional	Integrare nomenclator COR / EQF / calificări ANC	CORE
Operațional	Notificări email automate către cursanți	CORE
Operațional	Jurnal audit acțiuni utilizator	CORE
Operațional	Update-uri legislative automate ANC	CORE
Operațional	Suport tehnic inclus prin email	CORE

Eficiență dovedită a funcționalităților UCENIC

Datele agregate de pe portofoliul nostru de furnizori autorizați arată impactul concret al automatizării prin UCENIC, comparativ cu metodele tradiționale de completare manuală.

Mai sigur

Securitatea informațiilor față de metodele tradiționale (Excel + Word)

10x

Mai rapid

Accesibilitatea și regăsirea informațiilor din baza de date centralizată

Rapoarte mai rapide

Generarea rapoartelor pentru Comisia de Autorizare CAFFPA

Roadmap și noutăți 2026 — funcționalități în dezvoltare

UCENIC operează pe ciclu de release lunar, iar fiecare actualizare este livrată automat prin platforma cloud, fără ca utilizatorii să fie nevoiți să instaleze ceva. În 2026, prioritățile noastre de dezvoltare adresează patru direcții strategice solicitate de comunitatea furnizorilor de formare profesională:

Evaluare online cursanți (Q2 2026) — modul nativ pentru construirea de teste online cu validare automată, bănci de întrebări per ocupație COR, generare automată a procesului verbal de examen (Anexa 5).
Conector portal ANC (Q3 2026) — sincronizare automată a stocului de formulare tipizate cu portalul oficial ANC, raportare directă a formularelor utilizate, descărcare confirmări electronice.
Semnătură electronică calificată (Q3 2026) — integrare cu furnizorii de servicii de încredere autorizați eIDAS pentru semnarea electronică a contractelor de formare (Anexa 2) și a fișelor de evaluare (Anexa 7).
Asistent AI validare ortografică (Q4 2026) — modul de validare a numelor cursanților contra bazei INS, sugestii de corectare ortografică pentru ocupații și calificări, detectare automată inconsistențe între acte identitate scanate și date introduse manual.

Toate aceste funcționalități noi vor fi incluse în abonamentul anual existent pentru clienții activi, fără costuri suplimentare. Pentru solicitări de funcționalități specifice, puteți contacta echipa noastră prin pagina de contact — fiecare propunere intră în backlog-ul nostru de produs și este evaluată pentru includerea într-un release viitor.

Întrebări frecvente despre funcționalitățile UCENIC

Câte module are platforma UCENIC pentru formare profesională?

UCENIC oferă peste 25 de funcționalități distincte grupate în 4 categorii principale: (1) Module documente ANC — certificate de calificare, certificate de absolvire, supliment descriptiv, completare pe formulare oficiale tipizate; (2) Module gestiune — management cursuri, gestionare cursanți, multi-utilizator; (3) Module raportare — rapoarte automate pentru Comisia de Autorizare CAFFPA, import/export Excel/PDF/Word; (4) Module operaționale — înscriere online cursanți, securitate GDPR, integrare cu nomenclatoarele oficiale COR și INS. Toate funcționalitățile de bază sunt incluse în abonamentul anual standard, iar modulele opționale (înscriere online cursanți și utilizatori multipli) se adaugă separat la cerere.

Se adaugă funcționalități noi în UCENIC pe parcursul abonamentului?

Da. Platforma UCENIC este în dezvoltare continuă, cu un calendar de release lunar. Funcționalitățile noi sunt adăugate periodic — în 2026 sunt planificate modulul de evaluare online cursanți, conexiunea automată cu portalul ANC pentru raportarea formularelor utilizate, integrarea cu semnătura electronică calificată pentru contracte și un modul AI de validare ortografică a numelor cursanților. Toate actualizările sunt incluse în abonamentul anual standard, fără costuri suplimentare. Utilizatorii primesc notificări în interfață despre noile funcționalități disponibile și au acces la ghiduri video pentru fiecare modul nou.

Pot folosi UCENIC împreună cu alte sisteme existente (Excel, contabilitate, CRM)?

Da. UCENIC oferă funcționalități native de import și export pentru formatele cele mai uzuale: Excel (XLSX, CSV), PDF (cu OCR pentru documente scanate), Word (DOCX cu template-uri personalizabile). Puteți importa o listă de cursanți direct dintr-un fișier Excel existent, exporta rapoartele lunare în PDF pentru contabilitate sau genera documente Word personalizate pentru corespondență cu cursanții. Pentru integrări mai avansate (CRM tip HubSpot/Pipedrive, sisteme contabilitate Saga/Nexus, platforme HR), echipa tehnică UCENIC oferă consultanță individuală și poate dezvolta conectori dedicați la cerere, în baza unui contract de servicii separat.

UCENIC oferă API pentru dezvoltatori sau integrări programate?

UCENIC dispune de un set de endpoint-uri REST documentate intern care pot fi puse la dispoziția clienților care au nevoie de integrare programată — de exemplu pentru sincronizarea automată a listei de cursanți dintr-un sistem CRM existent sau pentru declanșarea generării certificatelor dintr-un workflow extern. Accesul la API se acordă pe baza unui contract suplimentar care include autentificarea OAuth 2.0, rate limiting per organizație și suport tehnic dedicat pentru integrare. Documentația tehnică completă (OpenAPI 3.0 spec) este transmisă clienților după semnarea NDA-ului. Pentru cerințe simple de sincronizare, soluția recomandată este folosirea modulului standard de import/export Excel programat cu un script.

Există funcționalități personalizate sau white-label disponibile?

Da. UCENIC oferă două nivele de personalizare. Primul, inclus în abonamentul standard, permite configurarea logo-ului furnizorului pe documentele generate (certificate, contracte, anexe), personalizarea șabloanelor de email automatizate către cursanți și adăugarea de câmpuri custom pe formularele de înscriere. Al doilea nivel, white-label complet, este disponibil pentru rețele de furnizori de formare sau pentru consultanți care doresc să livreze platforma sub propria marcă: domeniu personalizat, branding complet, schema de culori adaptată, ascunderea referințelor UCENIC. Setup-ul white-label necesită un contract anual separat și o taxă unică de implementare; oferta detaliată se formulează după un apel preliminar.

Care sunt funcționalitățile incluse în abonamentul standard vs cele opționale?

În abonamentul anual standard de 1500 RON/an sunt incluse toate funcționalitățile de bază: generarea și tipărirea certificatelor de calificare, certificatelor de absolvire, suplimentului descriptiv și a tuturor celor 8 anexe obligatorii ANC; managementul cursurilor și cursanților; rapoartele pentru Comisia de Autorizare CAFFPA; importul și exportul de date în Excel/PDF/Word; calibrarea imprimantei pentru formulare tipizate; backup-urile zilnice și conformitatea GDPR; suportul tehnic prin email. Modulele opționale, contra cost suplimentar, sunt: (a) Modulul de înscriere online cursanți, care adaugă un formular public ce poate fi încorporat pe site-ul furnizorului; (b) Modulul Multi-utilizator pentru organizații cu mai mulți operatori și sedii multiple, cu drepturi diferențiate pe roluri. Detaliile complete sunt pe pagina noastră de prețuri.

Cât de des sunt actualizate funcționalitățile pentru a respecta noile reglementări ANC?

UCENIC actualizează șabloanele de documente și nomenclatoarele integrate (COR, calificări ANC, EQF) ori de câte ori se publică un act normativ nou — în medie de 3-5 ori pe an. Modificările recente includ adaptarea la OMMSSME 3025/2023 (formulare actualizate), integrarea noului nomenclator COR 2024 și ajustarea câmpurilor pentru certificatele emise după modificările HG 522/2003. Atunci când ANC publică o modificare, echipa noastră tehnică analizează impactul în 24-72 ore și livrează update-ul prin platforma cloud, fără ca utilizatorul să facă vreo instalare. Toate furnizoarele de formare care folosesc UCENIC operează automat pe ultima versiune oficială a formularelor.

Pagini detaliate pentru fiecare modul UCENIC

Certificate de calificare profesională Certificate de absolvire Supliment descriptiv certificat ANC Completare formulare oficiale ANC Management cursuri formare Gestionare cursanți Înscriere online cursanți Rapoarte Comisia de Autorizare Import / Export date Multi-utilizator Securitate date GDPR Software formare profesională (overview) Comparație UCENIC vs alte software-uri

Testați toate funcționalitățile UCENIC gratuit timp de 7 zile

Acces complet la toate cele 25+ module, fără card bancar, fără obligații. Echipa noastră vă asistă la onboarding și migrarea datelor din sistemul vechi.

Creează cont de test gratuit Vezi prețuri