Acasă / Funcționalități / Import și export date

Import și Export Date Formare Profesională: Excel, CSV, PDF, Word

Importați cursanții și cursurile direct din Excel sau CSV, migrați rapid datele dintr-un software anterior sau din gestiune manuală în fișiere, și exportați rapoartele oficiale ANC în PDF/A, Word și Excel — toate cu validări automate, backup zilnic criptat și conformitate GDPR pentru furnizorii autorizați de formare profesională.

Testează gratuit 7 zile Toate funcționalitățile

De ce este critic un sistem solid de import și export date pentru un furnizor de formare profesională

Un centru de formare profesională autorizat ANC gestionează în mod tipic mii de înregistrări — cursanți, programe autorizate, certificate emise, formulare anulate, contracte, rezultate la examene, rapoarte anuale către Comisia de Autorizare. Mulți furnizori păstrează aceste date în paralel în mai multe fișiere Excel, în software-uri vechi de gestiune, sau le primesc de la parteneri externi (firme angajatoare, agenții județene, sponsori). Fără un sistem unitar de import export date formare profesională, evidența devine fragmentată, vulnerabilă la erori și la dublări — exact problemele pe care le sancționează cel mai des Comisiile de Autorizare în controalele cincinale.

UCENIC a fost proiectat de la început pentru a interopera cu universul de fișiere și software-uri pe care le folosesc deja furnizorii din România. Modulul de import acceptă fișiere Excel (XLS, XLSX, ODS) și CSV cu autodetecție a delimitatorului, rulează 9 categorii de validări automate înainte de a accepta înregistrările, și păstrează un log de audit complet al fiecărei operațiuni. Modulul de export generează documente oficiale ANC în PDF/A — formatul arhivabil ISO 19005 acceptat în orice control instituțional — plus variante Excel pentru rapoarte analizabile, Word pentru personalizare ulterioară și JSON pentru integrări cu CRM-uri, ERP-uri sau platforme de raportare BI.

Import date din Excel și CSV: formate, mapare, validare

Importul datelor în UCENIC se face printr-un asistent vizual pas cu pas, optimizat atât pentru utilizatori avansați care folosesc fișiere complexe, cât și pentru operatori care nu au mai migrat niciodată date între sisteme. Formate acceptate: Excel XLS (Office 97-2003), Excel XLSX (Office 2007+), Excel ODS (LibreOffice/OpenOffice), CSV cu delimitator virgulă, punct și virgulă sau tab — detecție automată; encoding-ul UTF-8 și Windows-1250 sunt suportate transparent, eliminând problemele clasice cu diacriticele românești care apar la importul în alte software-uri.

Mapare coloane Excel/CSV

După încărcarea fișierului, asistentul afișează în partea stângă lista coloanelor detectate (cu primul rând de previzualizare a datelor), iar în partea dreaptă lista câmpurilor din UCENIC. Detecția automată asociază imediat coloane cu nume evidente (Nume → nume_cursant, CNP → cnp, Email → email), iar utilizatorul confirmă sau ajustează manual restul prin drag-and-drop. Maparea poate fi salvată ca șablon reutilizabil, astfel încât la importurile lunare ulterioare nu mai trebuie reconfigurată. Pentru furnizorii care primesc fișiere standardizate de la o agenție județeană sau de la o firmă angajatoare, șablonul salvat reduce timpul de import la sub 2 minute per lot.

Validare automată la import

Înainte de a accepta înregistrările în baza de date, UCENIC rulează un pipeline de 9 verificări care reduce sub 1% rata erorilor introduse — comparativ cu rata de 5-15% observată tipic în importurile manuale fără validare. CNP-ul este verificat cu algoritmul oficial al cifrei de control, codul COR este coroborat contra nomenclatorului ANC actualizat, duplicatele sunt detectate atât în interiorul fișierului cât și împotriva bazei existente, iar formatele câmpurilor (telefon, email, serie act identitate) sunt verificate sintactic. Înregistrările invalide sunt afișate într-o listă separată cu cod de eroare clar, permițând corectarea directă în interfață sau prin re-import al fișierului rectificat. Acest control la momentul intrării în sistem este complementar validărilor din modulul de gestionare cursanți și asigură că datele care vor genera ulterior certificatele oficiale ANC sunt corecte de la început.

Validări automate la import și formate de export

Două direcții complementare: la intrare, validări stricte care opresc erorile înainte să ajungă în baza de date; la ieșire, formate optimizate pentru fiecare scenariu de utilizare — de la documente oficiale la integrări tehnice cu sisteme terțe.

Pipeline validări la import

  • ✓ Algoritm oficial CNP cu cifră de control
  • ✓ Extragere automată dată naștere + sex din CNP
  • ✓ Verificare format act identitate (CI, BI, pașaport)
  • ✓ Detectare duplicate pe CNP în bază + în fișier
  • ✓ Validare email RFC 5322
  • ✓ Verificare telefon RO (07XX sau +407XX)
  • ✓ Cod COR contra nomenclator oficial ANC
  • ✓ Nivel EQF compatibil cu tip certificat
  • ✓ Coerență temporală (data naștere < data curentă, majorat)

Formate de export disponibile

  • ✓ PDF/A — documente oficiale ANC, arhivabile ISO 19005
  • ✓ XLSX — rapoarte CAFFPA, analize cursanți
  • ✓ CSV — integrări Power BI, Google Sheets, SPSS
  • ✓ DOCX — contracte și template-uri editabile
  • ✓ JSON — integrări CRM/ERP, API extern
  • ✓ ZIP criptat — backup complet curs cu audit log
  • ✓ Export ad-hoc sau programat (zilnic/săptămânal)
  • ✓ Pseudonimizare opțională pentru rapoarte anonime
  • ✓ Livrare email automată cu link semnat

Export rapoarte oficiale ANC și certificate în PDF, Word, Excel

Modulul de export al UCENIC acoperă întregul ciclu documentar al unui furnizor de formare profesională: de la certificatele de calificare și absolvire, până la rapoartele cincinale către Comisia de Autorizare a furnizorilor de formare profesională. Documentele oficiale care ajung în controale instituționale sau în dosarul de reautorizare sunt generate în format PDF/A — variantă arhivabilă a PDF-ului standardizată ISO 19005, care garantează că documentul va arăta identic peste 10 sau 20 de ani, indiferent de evoluția software-ului de citire.

Export Excel pentru rapoarte și analize

Registrul certificatelor eliberate (Anexa 6), baza de cursanți, istoricul cursurilor, rapoartele financiare, statisticile de promovabilitate per program — toate se exportă în XLSX cu formatare, filtre și formule de subtotal păstrate. Aceste rapoarte alimentează tipic deciziile de management ale centrului de formare și pot fi importate direct în Power BI sau Google Looker pentru dashboard-uri interne.

Export Word pentru personalizare

Contractele de formare (Anexa 2), procesele verbale de examinare (Anexa 5) și raportul final al programului (Anexa 8) sunt disponibile în DOCX cu marcaje de formatare păstrate. Acest format este util pentru furnizorii care colaborează cu firme angajatoare cu cerințe specifice de prezentare a documentelor sau care doresc să adauge clauze contractuale particulare. Toate template-urile sunt versionate, astfel încât orice modificare introdusă manual de utilizator în Word nu afectează template-urile standard utilizate de ceilalți utilizatori ai contului. Acest flux este complementar fluxului de completare certificate ANC pe formulare oficiale — exportul digital nu înlocuiește tipărirea pe formularele tipizate cu regim special, ci o completează cu o copie arhivabilă electronic.

Migrare ușoară dintr-un software anterior sau gestiune Excel/Word

Una dintre cele mai sensibile decizii pentru un furnizor de formare profesională care a folosit ani la rând un software de gestiune este momentul de tranziție la un sistem nou. UCENIC tratează migrarea ca pe un proces ghidat, nu ca pe o problemă tehnică în sarcina utilizatorului. Echipa de suport asistă gratuit primul import în primele 7 zile de utilizare a contului de test, iar pentru centrele cu istoric de peste 5 ani și volum mare (peste 2000 cursanți) putem aloca o sesiune dedicată de onboarding pe migrare.

Migrare dintr-o platformă online

Majoritatea platformelor online oferă o funcție nativă de export în Excel sau CSV. Fișierul rezultat este preluat de UCENIC prin asistentul vizual de mapare a coloanelor, care detectează automat câmpurile uzuale (nume, CNP, COR, perioada formării). În medie, baza completă a unui centru (cursanți, programe, certificate emise) este transferată în UCENIC în 30-60 minute. Pentru furnizorii care evaluează această tranziție, consultați și pagina noastră de comparație software formare profesională.

Migrare dintr-un software desktop

Unele aplicații desktop stochează datele într-o bază locală, fără o funcție de export complet la îndemâna utilizatorului. În aceste cazuri, echipa UCENIC vă asistă să extrageți datele și să le convertiți într-un fișier Excel structurat pe entități (cursanți, cursuri, certificate emise, formulare anulate), direct importabil în UCENIC.

Migrare de la Excel manual / fișiere

Pentru furnizorii care au gestionat evidența cursanților exclusiv în fișiere Excel sau care au primit baze de date de la consultanți externi în formate variate, UCENIC acceptă import secvențial cu mapare custom. Asistentul reține mapările salvate ca șabloane, deci dacă aveți 30 de fișiere lunare cu structuri similare, configurarea se face o singură dată. Întregul flux de migrare se integrează natural cu modulul de înscriere online a cursanților, care preia datele importate ca fundament pentru noi înscrieri prin formulare web publice.

Pași concreți pentru migrarea datelor în UCENIC

Procesul standard de migrare a unui centru de formare în UCENIC parcurge următorii 6 pași, indiferent de software-ul sursă:

  1. Export din software-ul sursă — generați fișiere Excel sau CSV cu cursanții, cursurile autorizate, certificatele emise istoric și formularele anulate. Dintr-o platformă online folosiți funcția nativă de export; dintr-un software desktop fără export complet, echipa UCENIC vă asistă la extragerea datelor; pentru Excel manual unificați fișierele dispersate într-un singur registru.
  2. Pregătirea fișierelor — deschideți fișierele exportate, eliminați rândurile duplicate vizibile, asigurați-vă că antetul coloanelor există pe primul rând. UCENIC acceptă mapare flexibilă chiar și fără antet, dar prezența lui accelerează detecția automată.
  3. Conectare la UCENIC și pornire asistent import — logați-vă în UCENIC, accesați modulul Import/Export → Import cursanți și încărcați primul fișier (de obicei lista cursanților). Mărimea maximă acceptată este 50 MB per fișier; pentru fișiere mai mari, splitați-le sau cereți asistență.
  4. Maparea coloanelor — asistentul vizual afișează coloanele detectate cu previzualizarea primului rând de date. Confirmați maparea automată sau ajustați manual prin drag-and-drop. Salvați maparea ca șablon reutilizabil pentru importurile recurente lunare.
  5. Validare și import efectiv — UCENIC rulează cele 9 categorii de validări menționate mai sus. Înregistrările invalide sunt evidențiate cu cod de eroare clar (de exemplu „CNP cifră control invalidă\", „COR inexistent în nomenclator\", „Duplicat existent: ID 2847\"). Corectați-le în interfață prin click-edit sau re-importați fișierul rectificat.
  6. Verificare și import secundar — verificați în baza UCENIC numărul total de înregistrări importate vs. cele din sursă (de exemplu: 1247 cursanți importați din 1250 sursă, cu 3 marcați ca duplicate). Repetați pașii 3-5 pentru cursuri, certificate emise istoric, formulare anulate. Echipa UCENIC asistă gratuit pe canalele de suport pe tot parcursul primului import.

Durata totală: 4-8 ore lucru efectiv distribuit pe 1-2 zile pentru un centru cu istoric de până la 5 ani și volum tipic. Pentru migrări mari (peste 10.000 cursanți istoric), echipa UCENIC alocă sesiuni dedicate.

Securitate transfer date și conformitate GDPR la import-export

Datele cursanților sunt categorii sensibile de date personale conform GDPR — CNP, act identitate, adresă, rezultate examene, statut profesional. Orice operațiune de import sau export trebuie tratată cu rigoare tehnică și organizatorică, nu doar tehnică. UCENIC aplică 5 straturi de protecție conforme cu standardul ISO 27001 și cu Regulamentul UE 2016/679, detaliate exhaustiv pe pagina noastră de securitate date și conformitate GDPR.

Transport criptat: toate fișierele de import/export tranzitează exclusiv prin HTTPS cu TLS 1.3, certificate validate prin Let's Encrypt sau autoritate echivalentă. Criptare la rest: fișierele intermediare în timpul procesării sunt criptate AES-256-GCM pe storage-ul intern; fișierele exportate pot fi protejate opțional cu parolă AES la generare. Acces controlat: fiecare operațiune de import/export necesită rol cu permisiune dedicată, configurabilă în modulul multi-utilizator; acțiunea este jurnalizată cu timestamp, utilizator, IP și hash SHA-256 al fișierului. Validare anti-malware: fișierele Excel/CSV importate sunt scanate automat pentru macro-uri active, formule suspecte de tip CSV injection și payload-uri executabile. Pseudonimizare la export: opțional, pentru rapoarte anonime către CAFFPA sau pentru statistici interne, UCENIC poate genera variante pseudonimizate cu hash al CNP-ului în loc de date personale identificabile.

Retenție backup-uri: backup-uri zilnice complete păstrate 30 de zile, săptămânale 12 luni, lunare 7 ani conform termenului legal de arhivare a documentelor de formare profesională impus de OG 129/2000 și HG 522/2003. Înainte de orice operațiune masivă (import în masă, ștergere bulk, migrare), UCENIC creează automat un snapshot recuperabil în 24 de ore, cu posibilitatea de rollback timp de 7 zile dacă descoperiți erori după operațiune. Toate backup-urile rămân disponibile încă 30 de zile după anularea abonamentului, perioadă în care puteți solicita exportul total al datelor în format ZIP criptat — drept de portabilitate garantat de GDPR Articolul 20.

Întrebări frecvente despre importul și exportul datelor în UCENIC

Ce format Excel trebuie să aibă fișierul pentru import cursanți în software-ul de formare profesională?
UCENIC acceptă fișiere Excel în formatele XLS, XLSX și ODS, plus CSV (delimitatori virgulă, punct și virgulă sau tab). Pentru cursanți, structura recomandată include următoarele coloane: Nume, Prenume, CNP, Data nașterii, Locul nașterii, Seria și numărul actului de identitate, Adresă, Telefon, Email, Nivel studii, Programul de formare. UCENIC oferă un șablon Excel descărcabil pre-formatat conform metodologiei ANC, dar acceptă și fișiere cu structuri diferite — sistemul include un asistent vizual de mapare a coloanelor care permite asocierea câmpurilor din fișierul dumneavoastră cu cele din platformă. Numele coloanelor nu trebuie să fie identice cu cele din UCENIC: maparea se face manual sau prin detecție automată bazată pe euristici (de exemplu, o coloană numită „CNP\", „Cod numeric personal\" sau „Personal ID\" este recunoscută automat ca CNP).
Ce validări automate aplică UCENIC la importul datelor cursanților?
La fiecare import, UCENIC rulează automat 9 categorii de validări înainte de a accepta înregistrările în baza de date: (1) algoritmul oficial de validare CNP care verifică cifra de control, (2) extragerea automată a datei nașterii și sexului din CNP cu coroborare împotriva coloanei dedicate dacă există, (3) verificare format act de identitate (CI/BI cu serie din două litere și 6 cifre, pașaport cu serie alfanumerică), (4) detectarea duplicatelor pe CNP împotriva întregii baze existente plus a fișierului importat, (5) validarea formatului email RFC 5322, (6) verificare format telefon românesc (07XX sau +407XX), (7) validare cod COR contra nomenclatorului oficial integrat pentru programele asociate, (8) verificare nivel de calificare EQF compatibil cu tipul certificatului, (9) coerență temporală (data nașterii anterioară celei curente, adult majoră la înscriere). Înregistrările invalide sunt marcate cu cod de eroare și nu sunt importate până la corectare — fie individual în interfață, fie prin re-import al fișierului corectat.
Cum migrez datele de la un software vechi sau din gestiune în Excel/Word?
UCENIC pune la dispoziție mai multe scenarii de migrare. Migrarea dintr-o platformă online: folosiți funcția nativă de export Excel din platforma sursă, apoi importați fișierul rezultat în UCENIC cu asistentul vizual de mapare a coloanelor. Migrarea dintr-un software desktop: dacă aplicația sursă nu are o funcție de export complet, echipa UCENIC vă ajută să extrageți datele într-un fișier Excel structurat pe entități (cursanți, cursuri, certificate emise, formulare anulate). Migrarea din Excel/Word manual: dacă gestionați evidența cursanților în mai multe fișiere, le puteți importa secvențial — UCENIC reține mapările salvate ca șabloane reutilizabile. Indiferent de software-ul sursă, exportați datele în format universal (Excel sau CSV) și aplicați maparea vizuală. În toate scenariile, echipa de suport UCENIC asistă gratuit primul import în primele 7 zile de utilizare a contului de test, iar întregul proces de migrare a unui centru cu istoric de până la 5 ani durează în medie 4-8 ore de lucru efectiv distribuit pe 1-2 zile.
În ce formate pot exporta certificatele și rapoartele din UCENIC?
UCENIC oferă export în 6 formate optimizate pentru cazuri de utilizare diferite. PDF/A (recomandat pentru documente oficiale): certificatele, suplimentele descriptive, anexele 1-8, contractele și procesele verbale se exportă în PDF/A — format arhivabil pe termen lung, conform standardului ISO 19005. XLSX (recomandat pentru rapoarte analizabile): baza cursanților, registrul certificatelor (Anexa 6), istoricul cursurilor, raportul anual CAFFPA — toate exporturile Excel păstrează formatare, formule și filtre. CSV (recomandat pentru integrări terțe): export universal acceptat de Excel, Google Sheets, Power BI, SPSS. DOCX (Word, recomandat pentru personalizare): contracte, raport final și template-uri care necesită editare ulterioară. JSON (recomandat pentru integrări tehnice cu CRM/ERP): structură ierarhică completă cu metadate. ZIP (recomandat pentru backup complet): arhivă criptată cu toate datele unui curs, inclusiv documente generate și log de audit. Fiecare export poate fi declanșat ad-hoc sau programat (zilnic/săptămânal) pe email.
Cât timp se păstrează backup-urile datelor exportate sau importate?
Politica de retenție UCENIC respectă obligațiile legale și asigură recuperarea datelor pentru orice scenariu rezonabil. Backup-uri zilnice complete: păstrate 30 de zile, criptate AES-256, stocate redundant pe servere din UE separate geografic de cele de producție. Backup-uri săptămânale: păstrate 12 luni, pentru recuperare la nivel de săptămână. Backup-uri lunare: păstrate 7 ani, conform termenului legal de arhivare a documentelor de formare profesională impus de OG 129/2000 și HG 522/2003. Snapshot-uri instant: înainte de orice operațiune masivă (import în masă, ștergere bulk, migrare), UCENIC creează automat un snapshot recuperabil în 24 de ore. Operațiunile de import sunt jurnalizate complet în log-ul de audit accesibil în modulul Multi-Utilizator, cu posibilitatea de rollback timp de 7 zile dacă descoperiți erori după un import. Toate aceste backup-uri rămân disponibile chiar și după anularea abonamentului, timp de 30 de zile, perioadă în care puteți solicita exportul total al datelor în format ZIP.
Este securizat transferul datelor la import și export — cum protejează UCENIC informațiile sensibile ale cursanților?
Transferul datelor cursanților este protejat prin 5 straturi tehnice și organizatorice conforme GDPR (Regulamentul UE 2016/679) și standardului ISO 27001. (1) Transport criptat: toate fișierele de import/export tranzitează exclusiv prin HTTPS cu TLS 1.3, certificate validate. (2) Criptare la rest: fișierele intermediare în timpul procesării sunt criptate AES-256-GCM pe storage-ul intern; fișierele exportate de utilizator pot fi protejate opțional cu parolă AES la generare. (3) Acces controlat: fiecare operațiune de import/export necesită rol cu permisiune dedicată (configurabilă în modulul multi-utilizator), iar acțiunea este jurnalizată cu timestamp, utilizator, IP și hash-ul fișierului. (4) Validare anti-malware: fișierele Excel/CSV importate sunt scanate automat pentru macro-uri active, formule suspecte (CSV injection), payload-uri executabile. (5) Pseudonimizare la export: opțional, pentru rapoarte care nu necesită identificare directă a cursanților (de exemplu rapoarte statistice anonime către CAFFPA), UCENIC poate genera variante pseudonimizate cu hash SHA-256 al CNP-ului în loc de date personale. Întreaga procedură este conformă cu Politica de Securitate UCENIC și cu contractul standard DPA semnat la onboarding.

Resurse asociate pentru import, export și migrare date

Continuați explorarea funcționalităților complementare modulului de import-export:

Gestionare cursanți cu validare CNP Securitate date și conformitate GDPR Rapoarte Comisia de Autorizare Conturi multi-utilizator și roluri Înscriere online cursanți Comparație software formare profesională Completare certificate ANC Prețuri UCENIC Toate funcționalitățile UCENIC

Migrați-vă datele de formare profesională în UCENIC astăzi

Testați gratuit timp de 7 zile. Echipa de suport asistă personal primul import al cursanților, cursurilor și certificatelor istorice — fără costuri ascunse, fără riscul de a pierde date acumulate de ani de zile.

Creează cont de test gratuit Vezi prețuri